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档案馆信息化

2018-09-25

  摘要:档案馆信息化是档案信息化的重要内容,在一定程度上决定着档案信息化的成败。对档案馆信息化的概念、内容、与数字档案馆的关系、存在问题及档案馆信息化建设的基本思路进行了阐述。 
  关键词:档案;档案馆;信息化;档案馆信息化 
   
  档案馆信息化是档案信息化的重要内容和关键环节,但我国档案界对档案馆信息化的研究却相对落后。在知网中以篇名为检索项,以“档案信息化”为检索词从1995年至2011年3月共检得2 738篇文献,其中报纸275篇、期刊1 591篇、会议论文74篇、硕士论文10篇、其他文献788篇;而以“档案馆信息化”为检索词从2001年至2011年3月只检得71篇文献,其中报纸7篇、期刊55篇、会议论文5篇、其他文献4篇。 
  一、档案馆信息化的概念 
  首次提出“档案馆信息化”的是郑向阳。他的定义是:“城建档案馆信息化是指城建档案馆利用现代信息技术,通过信息资源的深入开发和广泛利用,不断提高城建档案接收、管理、指导、决策的效率和水平,进而提高城建档案工作的社会效益和经济效益的过程”[1]。 
  2004年黄禹康在《中国房地产》发表的《关于房地产档案馆信息化建设的调查与思考》一文中对“档案信息化”给出了与郑向阳几乎相同的定义。其后袁国霞、杜宇静、陈玉珍、王宏霞、鞠伟芳五位作者分别在其论文中采用了郑向阳的概念。2006年石若明在其博士论文《基于GIS的城建档案管理信息系统集成研究》中采用了这一概念,2010年邵力在其硕士论文《数字城建档案馆研究》中同样采用了这个概念。 
  2004年童亚芬在《宁波大学学报》上发表了《档案馆信息化内涵探析》,文中第一次对档案馆信息化进行了定义。“档案馆信息化是指档案馆在管理、服务等活动中,运用现代信息处理技术、网络技术以及自动控制技术等手段,对档案馆进行全方位、多角度、高效和安全的改造,以实现通过信息资源的深度开发和信息技术的有效利用来提高档案馆的管理效率和服务水平,进而提高档案馆的竞争力的过程”[2]。 
  此外,还有人认为:“所谓档案馆信息化,就是应用信息技术,使档案馆自动化水平不断提高,逐步使其服务内容、服务方式和服务手段逐步向适应信息社会的现代化档案馆的转化”[3]。与这种观点近似的有程艳华、惠学峰、宋倩秋、唐丹等人的观点。 
  归纳起来,可以将档案馆信息化定义为:“是运用计算机和网络技术来为社会和公众服务”[4]。 
  二、档案馆信息化的内容 
  关于档案馆信息化的内容,已有文献中专门进行论述的很少,其中比较有代表性的有:“档案馆信息化具有以下特征:一是依赖于高度社会信息化的基础;二是广泛采用现代信息技术;三是档案馆业务的自动化管理;四是档案信息服务网络化;五是档案信息资源的数字化和电子化”[3]。 
  “档案馆信息化建设的内容主要有五:其一是,夯实档案馆自动化管理的基础,应用计算机处理档案馆的基本业务,实现档案馆业务自动化管理;其二是,强化档案馆信息资源建设,大力开展新型载体档案的收集和利用,尤其要积极建设与地方社会和经济相关的各类档案信息资源库,重点考虑地方档案数据库、特色馆藏资源数据库以及当前社会与经济建设急需的档案资源数据库的建设;其三是,根据现有的网络基础条件和设施,建设以省级档案馆为网络中心、市级档案馆为关键结点、县级档案馆为基础的档案馆网络;其四是,应以用户需求为牵引,结合本馆实际建立和加入各类档案信息服务系统或网络,真正为用户提供更多的服务;其五是,在信息化建设的基础上,考虑数字档案馆建设的总体规划,深入研究和开发数字档案馆相关技术,积极开展数字档案馆的建设”[3]。 
  归纳起来档案馆信息化的内容可以概括为:管理自动化、利用网络化、资源数字化。这与档案馆的基本职能是相一致的,不同的只是将信息技术融合到全部工作之中。 
  三、档案馆信息化与数字档案馆的关系 
  在档案馆信息化研究中,不能不提及数字档案馆。那么二者是什么关系呢? 
  一种观点认为:“从单个档案馆概念主体上说是一种实体档案馆,数字档案馆的建设归根到底就是档案馆的信息化”[5]。该解释以单个档案馆为概念主体,认为数字档案馆是随着档案馆信息化程度的提高而产生的一种新型档案馆,数字档案馆的建设归根到底就是档案馆的信息化。

      另一种观点认为“数字档案馆是个跨越空间的档案信息资源的集成,主体是基于网络的共享数据库系统”[6]。它突破了馆与馆之间的物理界限,将分散在小同物理位置、小同载体上的信息连接起来,向用户提供方便快捷的在线信息服务。 
  还有一种观点认为:“所谓的数字档案馆不是一个档案馆,而是通过计算机网络连接在一起的档案馆群体。”[7]数字档案馆中的信息不仅仅是档案,还应包括未归档的各类电子文件和图书、资料,甚至是采集于实物的信息,可以说是上述综合性的数字信息的完整集合。数字档案馆不是封闭的档案馆信息网络,而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的一部分。数字档案馆不是仅仅为档案管理服务,而是面向全社会提供服务。 
  归纳上述观点,数字档案馆是各级档案馆信息化建设成果的集中体现,是信息时代档案馆为适应国家和社会各项事业发展需要的必然要求建设数字档案馆,能够从根本上提高档案馆的工作效率和信息化管理水平,能够保证数字档案信息的长久存储和安全保管,能够促进各级国家档案馆公共服务能力的拓展和实现档案信息资源的广泛共享。 
  四、档案馆信息化存在的问题 
  当前档案馆信息化建设尚存在一些问题:“一是档案馆管理制度缺乏变迁,从根木上制约了档案馆信息化建设的进程。二是档案馆建设上的缺陷,是制约档案馆信息化建设的基础瓶颈。三是档案馆软件功能设置存在缺陷,软件系统缺乏规范化测评和鉴定,束缚了档案馆数字化的进程。四是人才缺乏制约了档案馆信息化建设的进程,也影响了档案馆文化品质的建设”[8]。同时“信息化基础设施建设落后;缺乏整体规划和明确目标;观念和科学素质有待提高”[9]。也是档案馆信息化存在的主要问题。而“自身技术和信息化基础设施落后;各档案馆仍未走出封闭状态;档案介质仍囿于传统形式;资源共享观念淡薄”[10]。则是目前影响档案馆信息化建设的主要因素。归纳起来,档案馆信息化存在的主要问题是:观念、传统、技术、资金、人才、标准与规范六个方面的问题。 
  五、档案馆信息化的基本思路 
  针对存在的问题,研究者提出了许多好的设想与建设。主要有: 
  1.深化思想认识,增强信息化建设的紧迫感。档案的信息化建设,是以现代计算机与网络通讯技术为支撑的现代化管理工作,做好这项工作必须要解放思想、深化认识、更新观念,这是信息化建设中首先必须解决的问题,也是档案馆信息化建设的趋势。 
  2.明确指导思想,制定总体规划。信息化作为时代进步的推动力,早已突破了计算机科学和技术的范畴。它不仅仅是一个技术问题,而是与档案馆工作的发展规划、业务流程、管理制度等密不可分。 
  3.加快人才培养,注重管理创新和思想创新。档案馆信息化建设是充分利用现代化信息技术的过程,而技术总是在不断地变化、升级和更新,总是需要有人来不断维护。要应对这种变化,档案馆必须拥有自己的技术和管理人才。 
  4.整合档案信息资源,促进信息化成果应用。档案馆信息化建设的核心在于建立档案信息共享的平台,借助于现代信息技术,把档案信息的开发利用提高到一个更高的水平。 
  5.档案信息化建设必须贯彻标准化先行的原则。与传统档案管理相比,档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性,它与办公、生产技术系统的关联度明显提高。因此,档案信息化建设更加讲求统一技术语言和标准化、规范化。 
  6.加强基础设施建设,搭建收集存储和传输平台。综合档案馆要加快计算机存储系统以及互联网技术的应用速度。 
  7.坚持实用性与先进性相结合。作为档案管理部门应十分注重信息系统建设的实用性与先进性的平衡,无论是在硬件配置还是软件开发上都要本着务实的原则,强调实用为主,适度超前,保持系统的连续性。 
        8.加强监督管理、确保档案信息的安全。档案计算机网络的安全管理要以顶防为主,把确保档案信息的安全作为一项重要内容。 
  档案馆信息化建设是一项复杂的系统工程,需要在长期的工作实践中不断发展和完善,在开发和应用过程中应该坚持统筹规划、量力向行、循序渐进、实用有效、安全保密的原则,用信息化建设思想统揽全局,为促进国民经济和社会发展,维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。 
   
  参考文献: 
  [1]郑向阳.我国城建档案馆信息化建设现状及发展策略[J].城建档案,2003,(4). 
  [2]童亚芬.档案馆信息化内涵探析[J].宁波大学学报:教育科学版,2004,(2). 
  [3]泊客,沧海一粟,jiage,成长中的小树,春风秋水.社会信息化,我们档案人能做些什么?[J].档案管理,2008,(3). 
  [4]王长艳,田巧玲.档案馆信息化建设的思考[J].兰台世界,2005,(8). 
  [5]冯毓瑛.数字档案馆专题研讨会综述[J].档案学通讯,2002,(4). 
  [6]仇雁.数字档案馆信息化技术处理的策略分析[J].城建档案,2009,(7). 
  [7]邱晓威.数字档案馆及其建设模式[J].中国档案,2001,(10) 
  [8]许兆来.档案馆信息化建设存在的问题与对策[J].档案与建设,2002,(11). 
  [9]赵贵章.县级综合档案馆信息化建设存在的问题及对策[J].兰台内外,2006,(1). 
  [10]谈凤燕.加快档案馆信息化建设[J].城建档案,2006,(7). 


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